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Coronavirus y teletrabajo: Herramientas esenciales

Estamos viviendo un hito sin duda histórico, un acontecimiento de impacto global que hacía mucho que no ocurría. Con una medida a causa del estado de alarma, el teletrabajo, que para muchos puede resultar confusa, inusual y compleja de aplicar.

Muchos trabajos hoy en día, aún dentro de empresas, requieren solamente un ordenador para realizarse, este tipo de puestos son ideales para realizar teletrabajo.

Vamos a repasar algunas de las herramientas indispensables para poder hacer esto con ciertas garantías, y para que intentemos cumplir igual, o incluso mejor, que si estuviésemos en la oficina con el resto de nuestros compañeros.

Ubicación concebida para trabajar

Antes de saltar a las herramientas digitales propiamente dichas vamos con un concepto básico. Necesitas un espacio preparado para trabajar, no vale hacerlo desde el sofá de casa. Tienes que tener una mesa, silla, y sobre todo un espacio físico que pueda cerrarse con una puerta (o similar), en el que puedas concentrarte y aislarte un poco. En pocas palabras separar claramente tu hogar de tu trabajo de la mejor forma que puedas.

Conectar con tu equipo

Otro elemento clave es poder conectarte con el resto de miembros de tu equipo mientras haces teletrabajo. En esto cada empresa o equipo tiene sus preferencias, hay gente que pasa toda la jornada en una videollamada, sobre todo en equipos que por lo general tienen que hablar mucho unos con otros, y otros optan por una versión híbrida, videollamada al inicio del día y luego conversaciones vía chat.

Existen varias herramientas útiles para esto:

Hangouts o Zoom son ideales para videollamadas con equipos pequeños. Algunas de las herramientas más eficaces y ligeras, no consumen demasiados recursos, y puedes compartir la pantalla, por ejemplo. 

Para equipos más grandes, existen aplicaciones mega sencillas de configurar como Jitsi Meet que permite videoconferencias gratuitas con hasta 100 personas.

Y por supuesto tenemos la estrella de los chats para trabajar en equipo, Slack. Slack se ha convertido en un método de comunicación empleado incluso internamente por empresas que trabajan InHouse, por lo que para trabajar en remoto es una buena solución.

Teletrabajo, herramienta Slack

Sistema de archivos en la nube

Otra de las primeras limitaciones que nos topamos al teletrabajar es la posibilidad de acceder a los archivos de la empresa desde nuestra casa. Los docs, excel, imágenes, archivos de diseño (psd, air, etc) requieren guardarse en carpetas. ¿Como podemos hacer para que cada uno desde casa pueda acceder a los mismos archivos?

Pues lo cierto es que existen dos herramientas ideales para esto, que funcionan un poco distinto, Dropbox y Google Drive. Drive es una herramienta especialmente potente, porque además incluye software ofimático básico que es sumamente potente, ya que los miembros de un equipo de trabajo pueden acceder de forma simultánea a docs, excel, presentaciones tipo powerpoint, y editarlos o ver como los compañeros los editan en vivo y en directo. Incluso con un sistema de chat interno, y una herramienta de comentarios que permite a todo el equipo actuar y trabajar juntos de una forma realmente increíble.

Si no has probado estas herramientas no dudes en hacerlo, sus versiones básicas son completamente gratuitas y suponen un salto increíble en cuanto a posibilidades de trabajar en equipo y accesibilidad. Además si implementas un sistema de archivos en la nube, jamás volverá a pasarte lo de “Ostras,  ¿me he dejado el archivo en la oficina?” pues al estar en la nube, es accesible desde cualquier ordenador, y otra cosa aún mejor, nunca se te podrá romper el disco duro o el ordenador. ¡Cero preocupaciones por sufrir pérdidas de datos!

Teletrabajo, herramienta Google Drive

Control del tiempo

Este proceso no debería ser solo una medida a aplicar cuando se teletrabaja, pero desde luego al estar realizando teletrabajo se vuelve aún más indispensable. Con la herramienta Toggl, puedes saber exactamente cuándo empiezas a trabajar, cuánto has tardado en cada tarea o proyecto, de cuánto ha sido la pausa para almorzar o comer. Lo ideal es ponerse un horario, y establecer la cantidad de horas invertidas al día, y luego asegurarse de cumplirlas.

Al controlar el tiempo invertido en cada tarea o proyecto logras también poder estimar la rentabilidad de ciertos productos o servicios, y tienes la posibilidad de estudiar si es posible o necesario optimizar algún proceso.

Teletrabajo, herramienta Toggl

Gestión de tareas y proyectos

Otra parte fundamental para poder coordinar un equipo que trabaja deslocalizado es tener una herramienta de gestión de tareas, esta herramienta en realidad sería muy recomendable utilizarla siempre. ¿Nunca te lo habías planteado? pués quizás ahora con la crisis del Coronavirus tengas la excusa perfecta para reestructurar un poco el flujo de trabajo de tu equipo.

Una de las mejores opciones para empezar, por su coste completamente gratuito, es Trello. Y si no sabes cómo implementarlo ellos mismos te dan muchas ideas y opciones en su página web. 

Lo principal de una herramienta como esta, es que el encargado de equipo, gerente o responsable de área, realicen un desglose de todas las tareas y acciones que hay por hacer en las próximas semanas de teletrabajo. Es importante, para que la gente que está trabajando en remoto pueda ser lo más autosuficiente posible, que estas tareas estén explicadas: deben contener descripciones lo más detalladas posible, pueden contener una Checklist de pasos o elementos para completarla, archivos adjuntos que sean el material necesario para llevar a cabo el trabajo, una fecha de vencimiento (plazo límite para presentar el trabajo), el miembro del equipo que debe hacer el trabajo, y o las etiquetas pertinentes según el flujo de trabajo establecido.

Teletrabajo, herramienta Trello

#yomequedoencasa y teletrabajo.

Si utilizas todas estas herramientas, y te mantienes conectado con tu equipo, lograrás crear un ambiente de trabajo que te ayude a separar tu hogar y te permita concentrarte y dar lo máximo.

En Wabi Diseño Creativo estamos acostumbrados a utilizar este tipo de herramientas desde hace muchos años, y el teletrabajo es una parte fundamental de la empresa en el día a día ¿Tienes alguna duda de cómo aplicarlos? ¿quieres algún consejo más específico para tu sector? ¡No dudes en escribirnos! Estaremos encantados de ayudarte y responder a cualquier duda: hello@wearewabi.com

Aprovechamos para solidarizarnos con nuestros clientes y compañeros coworkers, con familiares y amigos, y con todos aquellos a los que estos días estamos viendo sólo a través de pantallas de ordenador. Este momento que estamos viviendo todos juntos y solos al mismo tiempo, será duro y difícil. Pero juntos como amigos, familiares, comunidad, ciudad y país, lograremos superarlo y puede que incluso salir reforzados y unidos. ¡Mucho ánimo a todos!

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